Запити в СУБД MS Access: основні поняття та види

Запити — спеціальні об’єкти, призначені для вибірки даних з таблиць бази, а також для виконання обчислень та інших операцій з базовими таблицями, включаючи їхнє перетворення. Однак, на відміну від реальної таблиці, цей набір записів реально не існує в базі даних. У результаті запиту утвориться таблиця. Інформація є актуальною, відбиває останні зміни даних.

Види запитів: запити на вибірку; запити на вибірку з полем, що обчислюється; підсумкові запити; запити з параметром; перехресні запити; запити на зміни (активні запити) (на оновлення, на створення таблиці, на знищення, на додавання).

УВАГА! Важливою умовою реалізації запитів є встановлення зв’язків між таблицями, точніше, полями різних таблиць.

За допомогою таких зв’язків і реалізуються запити, звернені відразу до декількох таблиць бази даних.

Запити на вибірку використовуються для відбору потрібної користувачеві інформації, що міститься в таблицях. Вони створюються тільки для зв’язаних таблиць.

У запитах на вибірку можна задавати умови. Для цього у відповідному стовпці потрібно вказати в рядку Условие отбора потрібне значення. При завданні умови відбору можна використовувати оператори >, <, =, >= (більше або рівно),<= (менше або рівно), <> (не рівно).

Якщо потрібно задати кілька умов, то умови для оператора «И» записуються  в одному рядку, а для оператора «ИЛИ» в одному стовпці один під одним. Складні умови відбору також можна писати в одну чарунку, використовуючи оператори Or, And.

Оператор LIKE, дозволяє робити відбір по фрагменту рядка.

Увага! Access працює з різними типами даних: строковими, числовими, логічними й ін. Щоб показати, до якого типу він відніс дану умову відбору, Access автоматично містить рядки в лапки («апельсин»), дати – у решітку (#01.05.2008#), числа залишає, як є (15), а логічні перевіряє, щоб були або ИСТИНА, або ЛОЖЬ.

При створенні запитів часто виникає необхідність не тільки використовувати наявні поля таблиць, але й створювати на їхній основі інші поля, які обчислюються.

Наприклад, якщо в таблиці якого-небудь магазину є поле ціни на товар і поле кількості цього товару, то можна створити поле, що обчислюється, у якому буде підраховуватися загальна вартість для кожного товару шляхом перемножування значень ціни й кількості. Інакше кажучи, у полі, що обчислюється, можуть використовуватися арифметичні оператори.

При створенні такого поля на основі вмісту текстових полів, як правило, використовується операція об’єднання текстових значень, що називається конкатенацією.

Запит з параметрами. Спеціальний тип запитів, що називається  запитом з параметрами, дозволяє користувачеві самому ввести критерій відбору даних на етапі запуску запиту. Цим прийомом забезпечується гнучкість роботи з базою.

Підсумкові запити значно відрізняються від звичайних. У них поля діляться на 2 типи:

  • поля, по яких здійснюється групування  даних;
  • поля, для яких проводяться обчислення.

Запит, що виконує обчислення по всіх записах для якого-небудь числового поля, називається підсумковим запитом. У підсумковому запиті може розраховуватися сума значень або величина середнього значення по всіх чарунках поля, може вибиратися максимальне або мінімальне значення даних у полі, може, так само здійснюватися й інша підсумкова функція.

Перехресні запити — це запити, у яких відбувається статистична обробка даних, результати якої виводяться у вигляді таблиці, дуже схожої на зведену таблицю Excel. Перехресні запити мають наступні переваги:

  • можливість обробки значного обсягу даних і виводу їх у форматі, який дуже добре підходить для автоматичного створення графіків і діаграм;
  • простота й швидкість розробки складних запитів з декількома рівнями деталізації.

Однак вони мають і недоліки — наприклад, не можна сортувати таблицю результатів за значеннями, що втримуються в стовпцях, тому що в переважній більшості випадків одночасне упорядкування даних у стовпцях по всіх рядках неможливе. При цьому можна задати сортування по зростанню або по убуванню для заголовків рядків.

Перехресні запити зручні для представлення даних у вигляді таблиці.

Активним запитом називають запит, який за одну операцію вносить зміни в кілька записів. Існує чотири типи запитів на зміну: на видалення, на відновлення й додавання записів, а також на створення таблиці.

Запит на видалення. Видаляє групу записів з однієї або декількох таблиць. Наприклад, запит на видалення дозволяє вилучити записи про товари, поставки яких припинені або на які немає замовлень. За допомогою запиту на видалення можна видаляти тільки весь запис, а не окремі поля усередині нього.

Запит на оновлення записів. Вносить загальні зміни в групу записів однієї або декількох таблиць. Наприклад, на 10 відсотків піднімаються ціни на всі молочні продукти або на 5 відсотків збільшується зарплата співробітників певної категорії. Запит на відновлення записів дозволяє змінювати дані в існуючих таблицях.

Запит на додавання. Додає групу записів з однієї або декількох таблиць у кінець однієї або декількох таблиць. Наприклад, з’явилися нові клієнти, а також база даних, що містить відомості про них. Щоб не вводити всі дані вручну, їх можна додати в таблицю «Клієнти».

Запит на створення таблиці. Створює нову таблицю на основі всіх або частини даних з однієї або декількох таблиць. Запит на створення таблиці корисний для: створення таблиці для експорту в іншу базу даних Microsoft Access; створення резервної копії таблиці; створення архівної таблиці, що містить старі записи.

Источник: Інформаційні системи і технології.: навч. посіб. по базовій підготовці студ. рівня бакалавр і спеціаліст ден. і заоч. форм навчання / М-во освіти і науки, молоді та спорту України, Донец. нац. ун-т економіки і торгівлі ім. М. Туган-Барановського, Каф. інформ. систем і технологій упр.; Н. М. Спіцина, Т.В. Шабельник, С.В. Бондаренко – Донецьк: [ДонНУЕТ], 2011.- 290c.

Материалы по теме: Основные понятия реляционных баз данных, Объекты СУБД Access, Создание таблиц и форм, запросов, отчетов в MS Access 2010.

С уважением, Сергей Бондаренко.

Понравилось? Поделись с друзьями!