Створення звітів в MS Access 2010
Спочатку рекомендуємо ознайомитися з основними поняттями реляційних баз даних, з об’єктами СУБД MS Access, зі створенням таблиць та форм, з основними поняттями та видами запитів та зі створенням запитів в СУБД MS Access 2010.
Для створення звітів в MS Access 2010 треба перейти до вкладки «Создание» → «Отчеты». Створення звітів розглянемо на трьох прикладах: створення простого звіту, створення звіту за допомогою майстра звітів та створення звіту в конструкторі.
Серед об’єктів вибрати перехресний запит та виконати «Создание» → «Отчеты — Отчет».
На екрані з’явиться звіт. Закриємо його та дамо назву «Замовлення товарів по клієнтах». Потім можна буде повернутися до цього звіту та відредагувати його у конструкторі (в контекстному меню обрати «Конструктор»).
Натиснемо «Мастер отчетов», в діалоговому вікні виберемо запит «Замовлення», всі поля та натиснемо «Далее >».
На наступному кроці додамо рівні угруповання натискаючи кнопку «>», а потім «Группировка…»
Далі виберемо порядок сортування (за допомогою випадаючих списків) та обчислення, що виконуються для записів (натиснути кнопку «Итоги…»)
Далі треба вибрати вид та орієнтацію макету.
Потім дати ім’я звіту — «Замовлення клієнтів по місяцях» та натиснути кнопку «Готово».
Натиснемо «Конструктор отчетов».
Далі виконати: «Инструменты конструктора отчетов» → «Конструктор» → «Сервис — Свойства страниц» → «Окно свойств» → «Данные — Источник записей — Замовлення»
Для додавання заголовка і примітки звіту треба виконати «Инструменты конструктора отчетов» → «Конструктор» → «Колонтитулы — Заголовок».
Додамо в область «Заголовок отчета» назву звіту «Замовлення товарів».
Для визначення порядку угруповання й сортування даних у звіті треба виконати «Инструменты конструктора отчетов» → «Конструктор» → «Группировка и итоги — Группировка». Натиснемо «Добавить группировку», виберемо «Товар», натиснемо «Больше ►» → «с разделом примечания». Також тут можна змінити підсумки для полів та інші параметри.
Після цього натиснемо «Добавить поля» («Инструменты конструктора отчетов» → «Конструктор» → «Сервис — Добавить поля»)
Перетягнемо «Товар» зі списку полів до області «Заголовок группы ꞌТоварꞌ», а «Клієнт» та «Сума замовлення» — до області даних (зліва розташована назва поля, а справа — саме поле). Виріжемо назву поля «Товар» та вставимо її до області «Верхний колонтитул». Таким же чином поступимо з назвами полів «Клієнт» та «Сума замовлення». До області «Примечание группы ꞌТоварꞌ» перетягнемо зі списку полів поле «Сума замовлення», змінимо його назву на «Максимальна сума замовлень:», перетворимо поле «Сума замовлення» на «=Max([Сума замовлення])» та встановимо для нього грошовий формат поля. До області «Нижний колонтитул» вставимо дату та нумерацію сторінок («Конструктор» → «Колонтитулы»). До області «Примечание отчета» перетягнемо поле «Сума замовлення», змінимо назву поля на «Загальна сума замовлень:», перетворимо поле «Сума замовлення» на «=Sum([Сума замовлення])» та встановимо для нього грошовий формат поля. Далі можна відформатувати поля (контекстне меню на об’єкті і там вибрати колір, фон, оформлення тощо) та встановити необхідні параметри сторінки («Инструменты конструктора отчетов» → «Параметры страницы»).
Закриємо звіт та збережемо його під назвою «Замовлення товарів клієнтами».
С уважением, Сергей Бондаренко.