Створення звітів в MS Access 2010

Спочатку рекомендуємо ознайомитися з основними поняттями реляційних баз даних, з об’єктами СУБД MS Access, зі створенням таблиць та форм, з основними поняттями та видами запитів та зі створенням запитів в СУБД MS Access 2010.

Для створення звітів в MS Access 2010 треба перейти до вкладки «Создание» → «Отчеты». Створення звітів розглянемо на трьох прикладах: створення простого звіту, створення звіту за допомогою майстра звітів та створення звіту в конструкторі.

Приклад 1
Створити простий звіт «Замовлення товарів по клієнтах» на основі перехресного запиту.

Серед об’єктів вибрати перехресний запит та виконати «Создание» → «Отчеты — Отчет».

На екрані з’явиться звіт. Закриємо його та дамо назву «Замовлення товарів по клієнтах». Потім можна буде повернутися до цього звіту та відредагувати його у конструкторі (в контекстному меню обрати «Конструктор»).


Приклад 2
За допомогою майстра звітів створити звіт «Замовлення клієнтів по місяцях» на основі запиту «Замовлення». У звіті потрібно виконати угрупування даних по місяцях, а потім по клієнтах. Підсумкові значення по клієнтах, місяцях та звіту в цілому повинні видавати загальну суму замовлень.

Натиснемо «Мастер отчетов», в діалоговому вікні виберемо запит «Замовлення», всі поля та натиснемо «Далее >».

На наступному кроці додамо рівні угруповання натискаючи кнопку «, а потім «Группировка…»

Далі виберемо порядок сортування (за допомогою випадаючих списків) та обчислення, що виконуються для записів (натиснути кнопку «Итоги…»)

Далі треба вибрати вид та орієнтацію макету.

Потім дати ім’я звіту — «Замовлення клієнтів по місяцях» та натиснути кнопку «Готово».


Приклад 3
За допомогою конструктора звітів створити звіт «Замовлення товарів клієнтами» на основі запиту «Замовлення». У звіті повинна виводитися наступна інформація: товар, клієнт та сума замовлення. Виконати угрупування даних по найменуванням товарів. Підсумкові значення по товарам повинні видавати максимальну суму замовлень, а по звіту в цілому – загальну суму замовлень.

Натиснемо «Конструктор отчетов».

Далі виконати: «Инструменты конструктора отчетов» → «Конструктор» → «Сервис — Свойства страниц» → «Окно свойств»  → «Данные — Источник записей — Замовлення»

Для додавання заголовка і примітки звіту треба виконати «Инструменты конструктора отчетов» → «Конструктор» → «Колонтитулы — Заголовок».

Додамо в область «Заголовок отчета» назву звіту «Замовлення товарів».

Для визначення порядку угруповання й сортування даних у звіті треба виконати «Инструменты конструктора отчетов» → «Конструктор» → «Группировка и итоги — Группировка». Натиснемо «Добавить группировку», виберемо «Товар», натиснемо «Больше ►»«с разделом примечания». Також тут можна змінити підсумки для полів та інші параметри.

Після цього натиснемо «Добавить поля» («Инструменты конструктора отчетов» → «Конструктор» → «Сервис — Добавить поля»)

Перетягнемо «Товар» зі списку полів до області «Заголовок группы ꞌТоварꞌ», а «Клієнт» та «Сума замовлення» — до області даних (зліва розташована назва поля, а справа — саме поле). Виріжемо назву поля «Товар» та вставимо її до області «Верхний колонтитул». Таким же чином поступимо з назвами полів «Клієнт» та «Сума замовлення». До області «Примечание группы ꞌТоварꞌ» перетягнемо зі списку полів поле «Сума замовлення», змінимо його назву на «Максимальна сума замовлень:», перетворимо поле «Сума замовлення» на «=Max([Сума замовлення])» та встановимо для нього грошовий формат поля. До області «Нижний колонтитул» вставимо дату та нумерацію сторінок («Конструктор» → «Колонтитулы»). До області «Примечание отчета» перетягнемо поле «Сума замовлення», змінимо назву поля на «Загальна сума замовлень:», перетворимо поле «Сума замовлення» на «=Sum([Сума замовлення])» та встановимо для нього грошовий формат поля. Далі можна відформатувати поля (контекстне меню на об’єкті і там вибрати колір, фон, оформлення тощо) та встановити необхідні параметри сторінки («Инструменты конструктора отчетов» → «Параметры страницы»).

Закриємо звіт та збережемо його під назвою «Замовлення товарів клієнтами».

С уважением, Сергей Бондаренко.

        

Понравилось? Поделись с друзьями!